La compliance della ripresa - Rate Servizi

8 Maggio, 2020
SEI PRONTO PER LA RIPRESA?

Per affrontare correttamente e con il minimo livello di rischio possibile la ripresa del lavoro sono sicuramente necessarie informazioni operative relative agli adempimenti da mettere in esecuzione. Infatti, occorre preoccuparsi di:

  1. Sicurezza nei luoghi di lavoro relativamente al COVID-19: cosa fare, come fare la valutazione del rischio Covid-19
  2. Come aggiornare la privacy aziendale e preparare l’informativa per poter effettuare i controlli di accesso ai luoghi di lavoro nel pieno rispetto dei requisiti
  3. Come deve cambiare l’organizzazione del lavoro e del personale nell’emergenza Covid-19, lo smartworking e le relative misure
  4. In presenza di un modello 231: come tenere aggiornato il modello ed individuare le nuove verifiche che deve svolgere l’Organismo di Vigilanza (ODV)

Cosa fare quindi in azienda?

1 – SICUREZZA IN AZIENDA

In un momento di particolare emergenza, dettato dall’elevata rapidità di sviluppo del contagio, le aziende devono adottare misure specifiche volte a:

Prevenire il rischio di contagio per i lavoratori

Intervenire tempestivamente su eventuali casi di infezione

Ogni Azienda è tenuta a redigere una procedura che documenti come viene applicato quanto previsto dal Protocollo del 14 marzo 2020. Tali misure infatti, scaturite da una attenta valutazione del rischio da parte degli Enti Pubblici in questo scenario di pandemia, riportano nell’incipit del medesimo protocollo, quanto segue:

“L’obiettivo del presente protocollo condiviso di regolamentazione è fornire indicazioni operative finalizzate a incrementare, negli ambienti di lavoro non sanitari, l’efficacia delle misure precauzionali di contenimento adottate per contrastare l’epidemia di COVID-19. Il COVID-19 rappresenta un rischio biologico generico, per il quale occorre adottare misure uguali per tutta la popolazione. Il presente protocollo contiene, quindi, misure che seguono la logica della precauzione e seguono e attuano le prescrizioni del legislatore e le indicazioni dell’Autorità sanitaria.”

Quindi, come previsto nel Protocollo sopraindicato, devono essere applicate regole così come impartite e vanno calate all’interno delle specificità di ogni azienda. Se l’azienda non è nelle condizioni operative, tecniche, gestionali, organizzative, dimensionali, da poter applicare per intero le indicazioni del protocollo, dovrà sospendere le attività lavorative fino al termine degli effetti del DPCM 11/03/2020.

La prosecuzione dell’attività lavorativa è vincolata quindi al rispetto delle condizioni che assicurino ai lavoratori adeguati livelli di protezione. Nella procedura viene evidenziato anche il tipo e l’utilizzo dei DPI indispensabili.

Riassumendo per quanto riguarda la Sicurezza si suggerisce:

Redazione di una procedura operativa anti-contagio per gestione del rischio da Coronavirus (secondo art. 7 DPCM 11/03/2020 e relativo protocollo di intesa del 14/03/2020 aggiornato al 24/04/2020)

Aggiornamento della valutazione dei rischi tenendo conto del rischio Coronavirus

Preparazione di una Check list di controllo degli adempimenti relativi al Protocollo Sicurezza

Per ulteriori dettagli leggi anche il nostro articolo  sulla sicurezza Covid-19.

2 – PRIVACY

La ripresa delle attività e le relative misure di salute e sicurezza da applicare, necessitano di focalizzare l’attenzione anche alle tematiche in materia di Privacy (Data Protection).

L’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, è intervenuta con un comunicato del 2 Marzo 2020 con il quale ricorda ai Datori di Lavoro di “astenersi dal raccogliere, a priori e in modo sistematico e generalizzato, anche attraverso specifiche richieste al singolo lavoratore o indagini non consentite, informazioni sulla presenza di eventuali sintomi influenzali del lavoratore e dei suoi contatti più̀ stretti o comunque rientranti nella sfera extra lavorativa”. Non solo, vengono anche disincentivate tutte le attività “fai da te” nella raccolta dei dati.

Anche l’European Data Protection Board ha definito che l’applicazione delle misure atte a contenere il contagio della pandemia in corso, comporta inevitabilmente il trattamento di diverse categorie di dati personali, dei quali, il Titolare del trattamento, deve garantirne la protezione.

Infatti, la verifica della temperatura corporea propedeutica all’ingresso in azienda, costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina vigente (Reg. Ue 2016/679 nonché del D. Lgs. 196/2003 così come modificato dal D. Lgs. 101/2018).

Appare quindi evidente che la raccolta di informazioni su movimenti e sullo stato di salute di dipendenti/fornitori/clienti comporta un trattamento di dati personali (art. 4 e art. 9 del Reg. UE 679/16) e in conseguenza dovranno essere messe in atto le misure necessarie. Riteniamo pertanto importantissimo rilasciare una corretta “Informativa relativa al rilevamento di parametri corporei per prevenzione infezione Coronavirus” che deve contenere tutti i requisiti richiesti dall’Art. 13 del Reg. UE 679/2016, tra cui anche il tempo di conservazione del dato e le finalità.

A tale proposito, è opportuno indicare che:

I dati saranno trattati esclusivamente per permettere l’accesso in azienda

I dati saranno raccolti in forma anonima e solo in caso di mancanza dei requisiti per permettere l’accesso in azienda, i dati saranno associati all’interessato e trattati con le dovute precauzioni al solo fine di garantire lo svolgimento delle pratiche imposte dall’autorità sanitaria e/o dei protocolli di prevenzione del contagio

I dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle finalità per i quali sono stati raccolti in accordo anche alle prescrizioni ed indicazioni fornite dall’autorità sanitaria

I dati potranno essere comunicati esclusivamente agli organi competenti che richiedano l’accesso in forza di espliciti obblighi di legge

Per ulteriori dettagli fate riferimento anche ai nostri articoli  PRIVACY E COVIDDPMS IN QUARANTENA

3 – ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO

Anche il modo di lavorare dovrà essere modificato, vi è infatti la sollecitazione a metter in atto, dove è possibile:

Incremento di turnazione (per ridurre il numero dei presenti)

Misurazione temperatura ad inizio lavoro

Utilizzo di DPI (mascherina e guanti)

Distribuzione nei locali di dispenser igienizzanti

Sanificazione dei locali

Assicurazione della distanza tra lavoratori

Organizzazione della ricezione di persone (clienti, fornitori, ecc.) per ridurre in modo significativo la compresenza

Inoltre, va attivata la modalità di lavoro in “SMART WORKING” ed è quindi importante:

Preparare un documento per i lavoratori relativamente all’Informativa su Salute e Sicurezza nel lavoro agile ai sensi dell’art. 22 comma 1 legge 22 maggio 2017 N° 81, che riassume obblighi e diritti

Preparare una check list di riscontro per essere sicuri di non aver tralasciato niente e, in caso di contestazioni, essere in grado di presentare evidenze oggettive

Per quanto riguarda la conduzione del Sistema di Gestione Certificato, si rimanda al nostro precedente articolo.

4 – MODELLO ORGANIZZATIVO 231

Per quanto riguarda il modello 231 si ricorda che l’OdV deve essere costantemente informato delle attività via via messe in atto ed anche della eventuale sospensione/ripresa di attività di tutta la azienda e/o solo di reparti.

Si segnala inoltre che si potrebbe andare incontro a tipologie di reato quali:

Reati relativi alla sicurezza

Reati di frode

Reati informatici

Infatti, nello svolgimento di attività lavorative in questo periodo si potrebbe incorrere in: lesioni colpose, omicidio colposo, violazione di norme su salute e sicurezza, reati informatici da smart working, truffa ai danni dello Stato, truffa ai danni di Ente pubblico, indebita percezione di erogazioni o contributi, concussione o induzione a dare e promettere, detrazioni o riduzioni fiscali in mancanza di requisiti, ecc. Occorre dunque effettuare un monitoraggio costante della situazione attraverso anche attività di Audit sul sistema 231 in contradditorio con l’Organo Dirigente relazionando periodicamente lo stato della situazione anche all’OdV.

Sede GeneraleRate Servizi srl
Lavoriamo in tutta Italia ma puoi trovarci ai seguenti recapiti:
I NOSTRI UFFICIDove trovarci
https://www.rateservizi.it/wp-content/uploads/2020/03/img-footer-map3.png
Milano, Via Gratosoglio 108
GET IN TOUCHSeguici sui nostri social
Resta aggiornato su tutte le nostre attività

© Rate Servizi Srl 2019 | Via Gratosoglio, 108 – 20142 Milano – P. IVA: 04492860962 – rateservizi@legalmail.it
Iscrizione Camera di Commercio di Milano R.E.A. n° 1751905
Capitale Sociale € 10.000 i.v. | Privacy Policy | Cookie Policy | Design by 02 Communication